Aspekte der Organisation und der Prozesse
Wo beginnt eigentlich eine Optimierung, und wo endet sie?
Jede Unternehmensführung, möchte eine optimale Organisation schaffen, Leistungsfähigkeit und Flexibilität steigern, um die aktuellen und zukünftig zu erwartenden Anforderungen bestmöglich zu erfüllen. Was eine optimale Organisationsweise ist, wird dabei meist subjektiv definiert. Ob und wann ein Optimierungsprozess beginnt oder beendet, ist in der Praxis meist kaum feststellbar. Es ist vielmehr ein gesteuerter oder ungesteuerter Prozess, an dem alle Beschäftigten und Führungskräfte aktiv oder passiv beteilligt sind. Erst eine systematische Prozessorganisation macht die Entwicklung und die Effekte sichtbar.
Die Unternehmensprozesse lassen sich nach verschiedenen Gesichtspunkten kategorisieren. In der Praxis wird häufig folgende Gliederung der Grundprozesse verwendet:
- Management-/Führungsprozesse
- Produktions-/Kernprozesse
- Service-/Unterstützungsprozesse
- Vertriebsprozesse
Dazu gehören die einzelnen Prozesse, z. B. Produktionsplanung, Beschaffung, Recruiting, Controlling.
Welche Fragen stehen bei einer Prozessoptimierung im Vordergrund?
- Sind die Prozesse eindeutig und rationell gestaltet, sodass eine effiziente und zielorientierte Bearbeitung möglich ist?
- Gibt es zweckmäßigere, wirtschaftlichere Lösungen für die organisatorischen Voraussetzungen bzw. die Abwicklung der einzelnen Aufgaben/Prozessschritte?
- Sind die einzelnen Unternehmensprozesse aufeinander abgestimmt und die eventuellen Wechselwirkungen beachtet?
- Liegt eine (zweckmäßige) Prozessdokumentation in irgendeiner Form vor und ist diese damit allen Prozessbeteiligten bekannt?
Wichtig ist es, die Zielorientierung der Prozesse im Voraus anhand festzulegender Kriterien und Kenngrößen beurteilbar zu machen, um eine effiziente Realisierung eher zu gewährleisten. Zudem gilt, möglichst abgeschlossene Ergebnisse der Prozessabläufe zu erreichen ohne (vermeidbare) Brüche.
Es ist erforderlich, wirtschaftlich, marktkonform und konkurrenzfähig zu sein. In Bezug auf die Prozessoptimierung bedeutet dies, die Entstehungsmechanismen sowohl der Kosten und Aufwendungen als auch der Erlöse (möglichst) zielkonform zu gestalten. In der Praxis können Beispielsweise Arbeitsroutinen, Regelungen und Organisationsformen vorliegen, die zu aufwendig oder nicht mehr zeitgemäß oder nicht zwingend notwendig sind. Darunter können der technologische Wandel, Veränderung des Kundenverhaltens, oder auch langjährig bewährte, jedoch nicht mehr rationelle Gewohnheiten der Prozessbeteiligten fallen.
Wie wird eine effiziente Organisation auch qualitativ gut?
Die Organisationsqualität eines Unternehmens bezieht sich auf den Realisierungsgrad der notwendigen Eigenschaften der Organisationselemente. Die Organisationsqualität sollte nach Kriterien gestaltet werden, die über die reine Wirtschaftlichkeit hinaus gehen. Der Grad der Organisationsqualität zeigt an, in welchem Ausmaß und wie gut folgende Kriterien im Einzelnen und in der Gesamtbetrachtung erfüllt sind, dazu gehören insbesondere folgende Aspekte:
- Ist die Organisation zur Erfüllung der Unternehmensziele zweckmäßig?
- Ist die Kundenorientierung ausgeprägt?
- Werden die Aufgaben sach- und bedarfsgerecht erfüllt?
- Werden formale Anforderungen erfüllt?
- Ist die Wirtschaftlichkeit eingehalten?
- Ist die Mitarbeiterorientierung hinreichend ausgeprägt?
- Gibt es eine nachhaltige Unternehmenskultur?
- Ist die Organisationssicherheit gewährleistet?
Die Qualität der Organisation ist eine der wesentlichen Prädiktoren für den Unternehmenserfolg.Mit dem Ziel der bestmöglichen Organisationsqualität ist eine individuelle Vorgehensweise notwendig. Abhängig von den Voraussetzungen und der Zielsetzung kommt eine selektive Analyse einzelner Kriterien oder eine Grobbetrachtung aller Kriterien in Betracht. Eine Ist-Analyse aller Kriterien mit anschließender systematischer Verbesserung nach Priorität ermöglicht die beste Lösung.
Die Organisationsentwicklung bedeutet das Optimieren der Organisation auf aktuelle und zukünftig erwartete Anforderungen. Die Organisationsentwicklung umfasst alle Gebiete der Organisation (wie Struktur, Prozesse, Personal, technische Ausstattung, Organisationsmittel, Regelungen, Unternehmenskultur). Die Vorgehensweisen sind fallweise unterschiedlich, z. B. Erarbeiten von neuen Lösungen, Erweitern der Kapazitäten, Abgleichen der zusammenhängenden Prozesse, Umorganisieren, Anpassen der Arbeitszeitregelung, Kooperieren mit externen Stellen, Outsourcing bzw. Insourcing, Flexibilisieren des Personaleinsatzes.
Welche Effekte hat eine gute Unternehmensorganisation?
Die Unternehmensorganisation sollte so ausgerichtet sein, dass die Attraktivität des Unternehmens sowie dessen Produkte und Dienstleistungen auch langfristig auf einem hohen Niveau gehalten werden können, um zu gewährleisten, dass
- qualifiziertes Personal gerne arbeitet und bleibt,
- Preis, Qualität und Leistung überzeugen und somit aktuelle und potenzielle Kunden gegenwärtig und zukünftig gerne einkaufen und bleiben,
- Dienstleister und Geschäftspartner gerne solche sind und bleiben,
- das Unternehmen bei der Bevölkerung und in den Medien ein positives Image genießt, insbesondere als Kunden- und Mitarbeiterfreundliches, umweltbewusstes und sozial verantwortliches Unternehmen.
Welche Analysetiefe ist sinnvoll?
Mit dem Ziel der bestmöglichen Herstellung und Erhaltung der Organisationsqualität bieten sich je nach Voraussetzung unterschiedliche Vorgehensweisen an:
- Selektive Analyse einzelner Kriterien oder Organisationsbereiche aufgrund bekannter Defizite, anschließend gezielte Verbesserung.
- Grobbetrachtung aller Kriterien zur Identifizierung des wesentlichen Handlungsbedarfs und anschließend gezielte Verbesserung.
- Umfassende und tiefergehende Betrachtung aller Kriterien und systematische Verbesserung nach Wichtigkeit und Priorität der Feststellungen.
Das Vorgehen und den Anwendungsbereich stimmenn wir abhängig von der Zielsetzung und den Rahmenbedingungen individuell mit Ihnen ab. Dabei berücksichtigen wir unternehmensspezifische Gegebenheiten und beachten betriebliche und außerbetriebliche Anforderungen (wie Gesetzen, Normen, technischen Regelwerken, Richtlinien).