Aspekte der Managementsysteme
Managementsysteme dienen dazu, bestimmte Organisationsprinzipien zu systematisieren und unter vorgegebenen Rahmenbedingungen die möglichst einheitliche Einhaltung zu gewährleisten.
Ein wesentliches Kennzeichen der Managementsysteme sollte die Organisationssicherheit sein. Eine Organisation gilt als sicher, wenn ein Organisations- und Führungsverschulden ausgeschlossen werden kann. Zu den originären Führungsaufgaben gehört es deshalb, für die Einhaltung der formalen Regelungen durch eine entsprechende Überwachung zu sorgen. Ein eventueller Vorwurf eines Organisations- oder Führungsverschuldens mit rechtlichen, aber auch finanziellen Konsequenzen ist ebenfalls zu vermeiden.
Sind die erforderlichen Voraussetzungen gegeben und tritt trotzdem ein Unfall oder ein Schadensfall auf, so verlangt die Rechtslage vom Unternehmen den Nachweis, dass der Betrieb ordnungsgemäß organisiert ist und die Führungskräfte und das Personal sich nicht schuldhaft verhalten haben.
Um eine Organisationssicherheit zu schaffen, sind folgende Kriterien zu erfüllen:
- Geeignete Organisation: Zweckmäßige Gestaltung von Struktur, Prozessen, personellen und technischen Ressourcen.
- Effektive Führung: Aufgabengerechte sorgfältige Auswahl, Anleitung und Überwachung von Personal und Fremdfirmen sowie Erfolgskontrolle.
- Ausreichende Dokumentation: Geeignete Nachweisführung über Organisation, Anlagen, Aufgabenerfüllung und Ereignisse.
Organisationssicherheit bedeutet eine Risiko- und Schadensminimierung und ist damit eine Basis für den Unternehmenserfolg. Die entscheidende Frage ist, wie dieses Ziel kostengünstig und nach Möglichkeit gleichzeitig mit einer Effizienzsteigerung erreicht werden kann. Für den Praktiker sind dabei die konkreten Regelungen zur unmittelbaren Anwendung von besonderem Interesse.
TSM und KSM zielen darauf, die Kriterien der Organisationssicherheit unter Beachtung der Unternehmens- und standortspezifischen Gegebenheiten ziel- und bedarfsorientiert in den jeweiligen Prozessbereichen einzuhalten. TSM bezieht sich auf die Kernprozesse Planung, Bau, Betrieb und Instandhaltung, KSM auf die übrigen Prozesse des Unternehmens (Management-, Service- und Vertriebsprozesse). TSM in Verbindung mit KSM gewährleistet, dass die Unternehmensorganisation durchgängig die gleichen Qualitätsstandards in allen Bereichen erfüllt.
Da wirtschaftliche Schäden nicht nur in Verbindung mit dem Betrieb von technischen Anlagen entstehen können, betrifft die Verantwortung für Organisationssicherheit nicht nur die technischen Bereiche, sondern alle Bereiche und alle Führungsebenen eines Unternehmens. Deshalb müssen die gleichen Organisationskriterien für alle Funktions-und Servicebereiche analog und in geeigneter Form eingehalten werden, sei es im Falle einer Delegation oder einer Umstrukturierung oder einer Fremdvergabe von Aufgaben.
Eine formale Bestätigung des Technischen Sicherheitsmanagements (TSM) und/oder eine Zertifizierung des Qualitätsmanagements (QM) haben den positiven Nebeneffekt, dass die Kompetenz und die Bemühungen der Mitarbeiter für eine sichere Organisation mit hohem Qualitätsstandard eine offizielle Anerkennung erfahren. Das Personal wird dadurch zusätzlich angespornt, den erreichten Standard immer wieder unter Beweis zu stellen bzw. weiter zu entwickeln und damit einen nachhaltigen Beitrag für den Unternehmenserfolg zu leisten.
Um die Nachhaltigkeit des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses im Sinne des QM zu sichern, ist es erforderlich, ein effektives internes und externes Kommunikationssystem aufzubauen. Der Grundgedanke ist dabei, dass der (interne und externe) Kunde erst dann dauerhaft zufriedengestellt werden kann, wenn alle an Kundenprozessen beteiligten Mitarbeiter ihre Aufgaben zielorientiert gestalten und diese effektiv erfüllen. Ein interaktives QM-/TSM-System bietet die besten Voraussetzungen. Dazu gehört ein geeignetes Beschwerdemanagementsystem, das sicherstellt, dass jede Reklamation unverzüglich und kompetent bearbeitet wird und die erforderliche Transparenz schafft.
Geeignete Organisationsunterlagen und eine zielorientierte Qualifizierung des Personals sind unverzichtbar und verbessern die Zufriedenheit der Mitarbeiter.